摘要：管理信息系统有数据的采集和输入，数据的传输、信息的存储、信息的加工、信息的维护、信息的使用等基本功能。对此我们将在文章中给大家进行详细解读。
详细解答：
管理信息系统是企业的子系统。 它收集数据, 并向管理人员提供信息,与管理人员一道在整个企业中起着反馈控制的作用。 由于企业采取了划分成许多子系统的组织结构,各个子系统往往注意追求本子系统利益的最优化,而把局部目标置于整体目标之上,引起各子系统行动上的不协调,使企业整体利益受到损害。 因此,协调企业内部各子系统的行动,优化整体利益是企业取得成功的关键。 管理信息系统作为企业的一个特殊的子系统, 正是在这一点上起着十分重要的作用。 管理信息系统具有数据的输入、传输、存储、 处理、输出等基本功能。
1、数据的采集和输入
信息处理界有句口头禅, “输入的是垃圾,输出的必然是垃圾”。 它说明了系统输入的极端重要性。 要把分布在企业各个部门的数据收集起来,碰到的第一个问题是识别信息。 由于信息的不完全性,想得到反映客观世界的全部数据是不可能的,也是不必要的。 确定信息需求要从调查客观情况出发,根据系统目标来确定数据收集范围。
识别信息有三种方法:
(1)决策者识别。 决策者最清楚系统的目标, 也最清楚信息的需求,可以用发调查表或交谈的方法向决策者进行调查。
(2)系统分析员亲自观察识别。有时决策者对他们的决策过程不是很清楚,因而不能准确地说明他们的信息需求,这时系统分析员可以从了解其工作过程入手,从旁观的角度分析信息的需求。
(3)先由系统分析员观察得到基本信息,再向决策人员调查,对信息进行修正和补充。
采集数据的方法大概有三种:
(1)自上由下的收集,如各种月报、季报、年报。 这种收集有固定的时间周期。
(2)有目的的专项调查,如人口调查,可全面进行,也可随机抽样。
(3)随机积累法。 只要是“新鲜”的事就积累,以备后用。将收集的数据按系统要求的格式加以整理,录入并存储在一定的介质上,并经过一定的校验后输入系统处理。
2、数据的传输
数据传输包括计算机系统内和系统外的传输,实质是数据通信。
信源,即信息的来源,可以是人、机器、自然界的物体等。 信源发出信息时,一般以某种符号或某种语言表现出来。
编码是指把信息变成信号。 所谓码,是按照一定规则排列起来适合在信道中传输的符号序列。 这些符号的编排过程就是编码过程。 信号多种多样,如声音信号、电信号、光信号等。
信道,就是信息传递的通道,是传输信息的媒质,分为明线、 电缆、无线、微波、人工传送等。 信道的关键问题是信道的容量。 信道也担负着信息的存储任务。
噪声,无论信道质量多么好,都可能带来杂音或干扰,这就是噪音。 它或由自然界雷电形成,或由同一信道中的其他信息引起。 在人工信道内的干扰中,还包括各个环节中人的主观歪曲。
译码, 信号序列通过输出端输出后,需要翻译成文字、 图像等,成为接收者需要了解的信息。 译码是编码的反变换,其过程与编码相反。
信宿,即信息的接收者, 可以是人、机器或另一个信息系统。
3、信息的存储
数据存储的设备目前主要有纸、胶卷和计算机存储器三种。 这三种设备各有优点。
纸已有几千年的历史,至今仍是存储数据的主要材料。 其主要优点是存量大、体积小、便宜、永久保存性好、不易涂改。 此外,存储数字、 文字和图像一样容易。 其缺点是传达信息慢, 检索不方便。
胶卷的主要好处是存储密度大;其缺点是阅读时必须通过接口设备,不方便且价格昂贵。
计算机存储器是存放变化快的控制信息和业务信息的主要形式,随着技术的进步,成本不断下降, 目前用计算机存储器信息的成本比较低。 计算机存储器按功能分为内存和外存。 内存存取速度快、可随机存取存储器中任何地方的数据。 外存的存储大,但必须由存取外存的指令整批存入内存后,才能为运算器使用。
对数据存储的概念比数据存储的概念广,主要问题是确定存储哪些信息,存储多长时间,以什么方式存储,经济上是否合算。 这些问题都要根据系统的目标和要求确定。
4、信息的加工
信息加工的范围很大,从简单的查询,排序、归并到复杂的模型调试以预测。 这种功能的强弱显然是信息系统能力的一个重要方面。 现代信息系统在这方面的能力越来越强,在加工中使用了许多的数学及运筹学的工具, 涉及许多专门领域的知识,如数学、运筹学、经济学、管理学。 许多大型的系统不但有数据库,还有方法库和模型库。 技术的发展给数据处理能力的提高提供了广阔的前景,发展中的 “人工智能”科学研究机器也有可能代替创造性的脑力劳动,如诊断、决策、写文章等。
5、信息的维护
保持信息处于合用状态叫信息维护。 这是信息资源管理的重要一环。从狭义上讲,它包括经常更新存储器的数据,使数据保持合用状态; 从广义上讲,它包括系统建成后的全部管理工作。
信息的维护的主要目的是保证信息的准确、及时、安全和保密。 保证信息的准确性,第一是要保证数据是最新状态,第二是要保证数据在合理的误差范围内。 信息的及时性, 要求能及时地提供信息。 为此, 要进行合理地组织。存放信息,信息目录要清楚,常用的信息放在易取的地方,各种设备状态完好,操作规程健全,操作人员技术熟练。
信息的安全性要求采取措施防止信息受到意外情况和人为的破坏,一旦被破坏后,其数据能轻易被恢复。 为此,要保证存储介质的环境, 对容易损害信息的介质要定期重录, 要注意保存备份。
为了保证信息的保密性,需要采取一定的技术措施,如密码、口令字,行政上建立严格的管理制度,不让闲人接触终端盒磁带库。 最根本的措施是提高人员的保密素质,慎重选择机要人员。
6、信息的使用
信息的使用包括两个方面: 一是技术方面;二是如何实现价值转换的问题。 技术方面主要解决的问题是如何高速度、 高质量地把信息提供给使用者。现代的技术已经发展到比较先进的地步,但远未达到普遍使用的程度。
信息价值转化的问题相比之下差得太远。 价值转化是信息使用概念上的深化,是信息内容使用的深度上的提高。信息使用深度犬体上可分为三个阶段,即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。
信息管理的内容包括五个方面: (1)人事资源管理；(2)硬件、软件管理；(3)通信管理；(4)办公室自动化；(5)规划管理。
信息管理的广义概念包括以下三方面:
(1)面向开发的项目管理;
(2)面向信息系统内部的运营管理;
(3)面向未来的规划管理。 信息管理已成为现代管理的一个重要方面。
从技术上讲, 信息的使用主要是高速度、 高质量地为用户提供信息。 系统的输出结构应易读易懂,直观醒目。输出格式应尽量符合使用者的习惯。
信息的使用,更深一层的意思是实现新信息价值的转化,提高工作效率,利用信息进行管理控制,辅助管理决策。 支持管理决策是管理系统的重要功能。